Organización: clave para ser una fotógrafa feliz

Ok, sé que este título sonará a mucho jeje pero en verdad el aprender a organizar mi estudio cambió mi vida.

Y aquí me pongo a escribir en un tiempo que tengo libre, algo impensado el año pasado.

Vayamos un poco para atrás y les cuento mi pasado: para quienes no me conocen les cuento que si bien la fotografía es mi pasión (y empresa) también desde hace unos años (cuando falleció mi padre) tuve que hacerme cargo de la administración del negocio familiar y rural. Hace poco más de un año, pandemia por medio, mi vida estaba en caos.

En el 2018/19 mi papá enfermó, falleciendo en el 2019, con lo que mis horas de sueño eran muy pocas ya que debía hacer malabares con el estudio y la reforma de lo que es hoy día mi estudio actual (sumado a las otras tareas comerciales que debía cumplir). Llegó la pandemia y no lograba enfocarme en mi estudio con la fuerza que necesitaba, todo esto hasta el año pasado en que hice grandes cambios.

Si acaso en este momento te estás preguntando que estás leyendo je pero si sos fotógrafo/a te conviene continuar haciéndolo.

Como la mayor parte de los fotógrafos llegué a esta profesión sin tener muchas ideas de todo lo que hay que tener en cuenta con respecto a una empresa, y los primeros años fue complicado. Como muchos batallaba con el armado de presupuestos y tener una agenda coherente, trabajaba en domingos o en horarios ilógicos y tenía poco descanso, muchas sesiones y mucho por editar lo que terminaba agotándome.

El año pasado, tomando en cuenta los consejos de mi papá, decidí hacer varios cambios que realmente dieron un giro a mi vida. Otro de los detonantes fue un reel gracioso que circula en IG donde más o menos el audio es este “renuncié a mi trabajo de 8hs. y ahora como emprendedora trabajo 24/7”, debo ser sincera….lo escuché y odié! no quería pasar todos los días gastando energía en mi estudio cuando sabía que habían cosas que podían mejorar y ayudarme a tener una mayor organización.

Como muchos leí 1000 post diferentes, seguí consejos (que de poco sirvieron) hasta que me senté tranquila (en plena cuarentena por contacto positivo, que gracias a Dios di negativo) y en unas cartulinas comencé a escribir cosas que quería lograr con el estudio.

Quería volver a disfrutar de lo que amaba y poder dedicarme de lleno a cada familia que me elige como su fotógrafa, y para ello el organizarme era fundamental así que luego de mucho buscar y probar (como todo fue ensayo y error) di con unas personas, herramientas y cursos que cambiaron mi vida y quiero compartirlos:

UNA BUENA DISEÑADORA WEB - soy una firme convencida que una web es una vidriera de presentación, más que lo que son las redes sociales. En una web eres libre de publicar tu contenido y compartirlo sin sufrir las famosas caídas de IG o FB. Claro está que puede pasar que se caiga el servidor de la web pero es muy extraño (en cerca de 10 años trabajando con webs nunca me pasó). Si bien podía desarrollar mi propia web (antes trabajaba en ello) busqué a la mejor y di con Flor de Good ( https://www.instagram.com/goodgraphicdesignstudio/ ) quien fue la mejor inversión! . Ella con una paciencia envidiable logró diseñarme la web que necesitaba, de tal forma que la web trabajara por mi las 24hs. , con ello dejé de preocuparme por armar pdf con presupuestos para mis clientes, toda la info está ahora en mi web. Sin dudas Flor es la mejor!!!!

UPHLOW - luego de probar un tiempo encontré que esta plataforma era la mejor para el envío de las galerías a mis clientes (tanto de selección como galería final). Desde allí podía generar plantillas de mensajes, subir las galerías, bajar las selecciones de los clientes e incluso tener un control de los clientes!!! hoy en día anoto en la plataforma hasta el nombre de sus mascotas si surge en alguna charla lo que me permitió mejorar la atención a mis clientes. Y eso fue un gran cambio !!!!!. La plataforma también tiene una agenda online pero en verdad me resultó super complicada por lo que la descarté (y uso la que te cuento a continuación). Si deseas puedes acceder a la plataforma desde aquí https://uphlow.com/

CALENDLY - otro de mis puntos débiles y que debía mejorar era el tema de la agenda. Por lo general cuando me consultaban por una sesión chequeaba en mi agenda de Gmail para ver que días podía tener disponibles y ahí comenzaba una serie de mensajes con mis clientes dandoles una y varias opciones, mensajes que consumían bastante tiempo.

Llegué a Calendly no recuerdo como pero apenas vi las opciones que tenía supe que era para mi !!!. En mis primeros meses usándola me simplificó muchísimo el trabajo. Allí marcaba los días disponibles y mis clientes podían ver online que fechas tenía libres y en que horarios. Un gran acierto!!!!

Hoy día es base fundamental de mi empresa, allí cargo los diferentes servicios y fechas de trabajo. Lo bueno es que en mi sitio web tengo en cada tipo de sesión un acceso al calendario por lo que un potencial cliente puede ir viendo que días libres hay. (aunque siempre reservo dos fechas que no subo al calendario, por alguna consulta de último momento).

O sea que a las 3am puede ser que un potencial cliente se esté agendando a una sesión sin necesidad de que yo tenga que estar enviándole la disponibilidad de horarios. Es increible!!!!

Y gané aún mucho más tiempo al programar el envío de sms y mails de manera automática con toda la información (protocolo, como vestir, como señar, dirección, recordatorio de la sesión, etc). Eso ya es tarea de la cual no debo ocuparme por lo que gané más tiempo aún!

Lo bueno es que con esto puedo incluso ir armando mi agenda futura como por ejemplo la de navidad.

Puedes conocer la plataforma visitando https://calendly.com/

PROGRAMACIÓN DE CONTENIDO - al comenzar a organizarme vi que podía programar el contenido de mis redes sociales en base a necesidades puntuales, y con ello liberarme de tener que publicar todos los días. Y lo mejor de todo es que es a través de una herramienta de FB !!!! https://business.facebook.com/creatorstudio

Al tener mis posts programados puedo dejar esa tarea de lado y dedicarme a otras.

ORGANIZACIÓN DE TO DO - siempre he sido de tener 20000 papelitos con anotaciones en la mesa de mi oficina pero llegó un momento en que perdía más papeles de los que escribía jeje. Y hace un tiempo comencé a usar MONDAY para organizar la lista de tareas diarias. Lo tengo en la compu y el celular por lo que puedo ir escribiendo a medida que lo necesito y dejé atrás las tareas olvidadas!!!

Puedes acceder desde http://www.monday.com

PRICING PARA FOTÓGRAFOS - y la cereza de la torta! . Si bien ya tenía formas de organizar mejor mi tiempo y había logrado herramientas para automatizar tareas, el tema del armado de presupuestos era aún un dolor de cabeza!

Cuando Pato y Flor lanzaron su curso me pareció interesante y decidí aventurarme. A Flor la conocía desde hace tiempo y “le tenía Fe” jeje.

Les puedo asegurar que esa curso fue una de las mejores decisiones que he tomado!!!!, sirvió para despejar mil ideas de mi mente y enfocarme en lo importante. Como ya les conté el organizarme y no pasar todos los días trabajando era una de mis prioridades y lo logré gracias al curso!. En él me enfocaron hacia como presentar mis propuestas pero también en como “cobrar bien” de acuerdo a la calidad de lo que ofrezco y la capacitación que tengo.

Así que tocó ponerse papel en mano y tranquila comenzar a ver mis gastos, cuantas horas podía trabajar a la semana en sesiones (y su posterior edición) y en base a ello armar precios acordes.

Lo mágico de todo esto fue que organicé de forma tal mi agenda que logré tener tiempo libre, algo impensado hace un par de años. Pude llegar a dejar de trabajar todos los días incluyendo fines de semana. Y eso así como comencé a tener más energía, a dormir mejor, a no estresarme pensando en cuanto tengo que editar e incluso a mejorar otros aspectos de mi empresa. Tanto así que hasta ya tengo planificadas mis semanas de descanso de este año.

Si sos fotógrafo DEBES hacer este curso!!!! https://www.instagram.com/pricingparafotografos/ la base de un buen funcionamiento de un estudio es el saber como cobrar correctamente!

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Quizás todo esto te parezca demasiado, pero fueron pequeños cambios que me ayudaron a tener un estudio más organizado y por ende ganar en calidad de vida. Ganar tiempo hasta para las cosas más sencillas como poder tomar un café con amigas entre semana o jugar con mis gatos un día cualquiera a media tarde.

Son pequeños pasos que te permitirán enfocarte en lo que importa, en el arte de la fotografía, y dejar todas esas tareas que no nos gustan tanto solucionadas.

Espero que esta info te pueda servir de algo, y si estás como yo hace dos años permíteme decirte que la organización es la clave de todo! eso de la mano de valorar tu propio trabajo son las cosas que te permitirán disfrutar de lo que amas

Cariños, Ale